东师党发字[2015]102号

关于印发《东北师范大学档案工作条例(2015年修订)》的通知

各学院(部)、各单位:
  为切实加强和改进学校档案工作,推动学校档案事业科学发展,更好地为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)等法规要求,学校研究决定成立东北师范大学新一届档案工作委员会,并对《东北师范大学档案工作条例》(东师校发字[2002] 18号)予以了全面修订,经校长办公会议讨论通过,现予以印发,即日起施行。《东北师范大学档案工作条例》(东师校发字[2002]18号)同时废止。

  附件:1.东北师范大学档案工作条例(2015年修订)
     2.东北师范大学新一届档案工作委员会组成人员名单

东北师范大学
2015年9月7日

附件1.

东北师范大学档案工作条例
(2015年修订)
第一章 总 则

  第一条 为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,结合学校实际与发展需要,制定本条例。
  第二条 本条例所称档案以全宗为基础,包括学校档案(又称综合档案)全宗和教职工、学生人事档案全宗。学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
  第三条 学校档案全宗、教职工与学生人事档案全宗记录和反映了学校建立、建设及发展的历史过程,是全校教职工、学生的劳动成果和智慧的结晶,是学校不可再生的宝贵财富,学校各单位和个人均有保护、移交档案的责任与义务。
  第四条 档案工作是学校重要的基础性工作,也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。学校应把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理,以保证学校档案工作依法开展。

第二章 管理体制和主要任务

  第五条 学校档案工作在档案工作委员会领导下,实行统一领导,分级立卷,档案馆集中管理体制。学校档案工作委员会是学校重要档案工作决策的咨询机构,由分管档案工作的校领导担任主任,由各学院(部、所)、机关各部(处)及直(附)属单位(以下简称各学院、各单位)分管档案工作的处级领导担任委员。校档案馆为处级建制,既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门,又是学校档案集中保管、永久保存、安全管理及信息服务中心,业务上接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。档案利用频繁且具有一定独立性的档案形成单位可向学校申请设立档案分室,实行全校档案信息网络二级管理,独立开展本单位的档案收集、整理、分类编目、保管与利用工作,业务上接受档案馆检查和指导。
  第六条 学校档案工作委员会的主要任务
  一、贯彻落实党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策。
  二、审议学校档案工作发展规划及有关重要文件。
  三、研究、解决学校档案工作中的重大事项及存在的突出问题。
  四、检查和督促学校各单位档案工作“三纳入、四同步”(“三纳入”即把档案工作纳入各单位的工作计划,把文件材料的形成、积累、整理和归档管理工作纳入本单位规章制度,纳入相关人员的岗位职责与绩效考核中;“四同步”即各单位在布置、检查、总结和验收各项工作时,同时布置、检查、总结和验收档案工作)的执行情况。
  五、对各单位档案工作进行检查、考核与评估。
  六、听取各单位对学校档案工作的意见,向学校提出可行性建议,并报校长办公会议讨论。
  第七条 档案馆的主要任务
  一、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策,落实上级主管机关下达的有关档案工作规范与要求;
  二、综合规划学校档案工作,组织实施学校档案信息化和数字档案馆建设;
  三、建立、健全学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;对各单位档案工作进行业务监督、检查和指导,履行依法治档职责;
  四、与档案形成部门讨论、制定其应归档的档案类别和范围;负责学校档案接收(征集)、分类编目、鉴定、统计、保管、保护与销毁等工作;开展档案宣传、咨询、开放与利用工作,为校内外用户提供优质快捷的档案信息服务;
  五、严守档案机密,维护档案的完整性、准确性和系统性,确保档案安全;
  六、进行馆藏档案信息资源的整理、开发与数据库建设,开展档案编研、宣传教育和校史研究工作,发挥其文化教育功能,助力大学文化的传承与繁荣;
  七、开展全校专(兼)职档案工作人员的业务培训,开展档案理论、业务研究和学术交流活动,不断提高档案队伍整体素质和档案馆核心竞争力;
  八、围绕学校中心工作,完成学校交办的各项任务。
  第八条 建立由各学院、各单位分管档案工作领导及专(兼)职档案员组成的学校档案工作一体化网络服务体系,协同开展学校档案工作。各单位专(兼)职档案员名单,须经本单位分管档案工作领导签批,加盖单位公章后报校档案馆备案;如有调整,需及时将调整后的名单提交校档案馆。专(兼)职档案员由所在单位负责管理与考核,档案馆负责对其档案业务工作进行督促和指导,并向所在单位反馈其档案工作情况。各单位要把档案工作纳入本部门工作计划和有关人员的职责范围,切实落实。
各学院、各单位分管档案工作领导的主要职责为:
  一、参加学校档案工作委员会会议,履行其委员职责;
  二、组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作规章制度;
  三、负责落实档案工作的“三纳入”管理。即把档案工作纳入本单位的工作计划,把文件材料的形成、积累、整理和归档管理工作纳入本单位规章制度,纳入相关人员的岗位职责和绩效考核中;        
  四、负责落实档案工作的“四同步”管理,即本单位在布置、检查、总结和验收各项工作时,同时布置、检查、总结和验收档案工作;
  五、负责本单位归档材料的审查与案卷审核签字工作,确保其准确、齐全和完整;
  六、积极为专(兼)职档案人员创造良好工作环境和学习研究条件,帮助解决工作中的实际困难;
  七、负责本单位档案的安全和保密工作。
  各立卷单位专(兼)职档案人员的主要职责为:
  一、认真学习国家档案法规和学校档案工作规章制度;
  二、参照本单位归档范围与保管期限,做好本单位文件材料的形成、积累、整理、预立卷、分类保管、立卷归档及编目工作;
  三、按规定期限向档案馆同步移交实体档案和电子档案,做到归档案卷组卷合理,页码编写正确,目录著录规范,案卷标题简明扼要,归档材料完整、准确和系统,并做好档案安全与保密工作;                
  四、主动接受档案馆(室)的督促检查和业务指导;
  五、学习和研究档案业务,不断提高档案工作技能与管理水平。

第三章 条件保障

  第九条 具有良好素质、结构合理的档案工作队伍是做好学校档案工作的先决条件,学校对档案工作人员的配备和要求如下:
  一、根据国家相关法规要求,结合本校规模和馆藏档案数量等实际情况,学校应配备相应编制数量的档案工作人员,其专(兼)职人员应保持相对稳定。
  二、档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守;具有团队意识和奉献精神;具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
  三、按照国家有关政策,学校档案工作人员根据其岗位性质分别实行高校职员和档案专业技术职务聘任制管理,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
  四、对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,学校按照法律法规的有关规定予以补助;应采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
  第十条 档案工作经费单独立项,列入学校预算。各学院、各单位用于保存本单位归档文件所需的档案装具和设备等支出,由各单位予以支持。
  第十一条 学校根据其办学规模、发展规划和现代化管理需要,为档案馆提供符合档案管理要求的专用档案库房、办公和阅览服务用房,不断改善档案保管条件和服务环境。档案库房须配备防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。存放声像、实物和电子等特殊载体的专门库房还应配备恒温、恒湿等必要设施。
  第十二条 学校应有计划地为档案馆配备信息化建设必备的软硬件设备,建立、健全人防、物防和技防三位一体的档案安全防范保障体系,努力使学校档案工作信息化与数字校园建设同步发展。

第四章 立卷归档、移交与接收

  第十三条 学校档案馆馆藏档案由学校档案全宗和教职工、学生人事档案全宗构成。现学校档案全宗分为党群、行政、教学(研究生教学、本科教学丶继续教育教学)、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、物业、人物、资料、实物、声像15个实体类别。
  第十四条 完善归档制度,加强对学校档案立卷归档和收集整理工作的监督指导。
  一、档案馆要认真履行职责,建立、健全文件材料归档制度。要会同档案形成部门认真研究、及时制定或修订我校各类文件材料的归档范围和保管期限,上报学校档案工作委员会审核后实施。
  二、学校实行由档案形成部门立卷归档制度。各部门专(兼)职档案工作人员按照纸质文件和电子文件材料的自然形成规律整理组卷,同步归档和移交。各单位不得以任何借口拒交,或将档案材料据为己有。各类载体、各类档案立卷归档范围、立卷规范和归档时间按照《东北师范大学综合档案归档范围及总体归档要求》、相应类别档案《立卷规范》和各单位《归档范围》执行。
  三、对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。具体征集办法按照《东北师范大学档案史料与实物征集管理办法》执行。
  四、档案馆要加强对档案立卷归档和收集整理工作的监督指导,特别是对学校重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目以及新领域、新专业、新机构等要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。对损毁、丢失的档案,学校要督促档案形成单位积极予以补救,并要依法追究其责任。
  第十五条 学校人事档案材料归档办法执行中组部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字[2009]12号)。

第五章 档案资源组织与管理

  第十六条 档案馆要切实做好实体档案和数字档案资源组织与管理工作。按照《东北师范大学档案实体分类表》对归档档案进行分类编目及检查指导工作,要及时将接收进馆的各类实体档案排列上架,以便于利用;应不断推进存量档案数字化,努力实现增量档案电子化,着力加强馆藏特色档案专题数据库建设,积极构建多种载体并存、门类齐全、内容丰富、特色鲜明的档案资源保障体系。
  第十七条 档案馆、档案分室要切实做好档案安全和保护工作。要采取先进的档案保护技术,防止馆藏档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化,加工成电子档案,进行安全备份与永久保存。
  第十八条 档案馆应按照国家档案法规要求,会同有关部门定期进行档案密级审查,并结合具体情况及时调整密级。
  第十九条 档案馆要定期做好档案鉴定工作。对保管期限已满,已失去保存价值的档案进行鉴定,提出销毁或延长保管期限的意见。要将销毁的档案材料登记造册,经有关部门核准后,呈报档案工作委员会主任批准,方可销毁。销毁档案时必须有两人监销,批准人和监销人应在销毁清册上签字。
  第二十条 档案馆对各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计分析,按照有关规定,向所在地档案行政部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第六章 档案的开放与利用

  第二十一条 档案馆须按照《中华人民共和国档案法》的规定向全校以至社会开放属于开放范围的档案。开放档案的范围由档案馆与档案形成单位共同确定并上报档案工作委员会批准。未经学校授权,任何组织或者个人无权公布学校档案 。
属于下列情况之一者,不得开放:
  一、涉及党和国家、学校秘密;
  二、涉及专利或技术秘密;
  三、涉及个人隐私;
  四、档案形成部门规定限制利用。
  第二十二条 档案的利用是指对符合开放利用条件的馆藏档案的查询、借阅、复制、摘录以及开具各类档案中英文证明材料等。档案馆应设立阅档区或阅档室,配备相应检索设备,为用户利用档案创造便利条件,努力提供多元化、专业化和个性化档案信息服务。
  一、为减少办事环节,方便用户,凡属依据档案出具的档案性证明材料均由档案馆统一办理。依据《中华人民共和国档案法》,由档案馆复制的档案复制品以及出具的档案性证明材料在国内外均具有法律效力。
  二、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人,说清其利用档案的目的,并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的馆藏档案。境外组织或个人利用档案的,按照国家有关规定办理。           
  三、查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的专业技术问题,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请主管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经学校保密工作部门批准。
  四、利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经学校主管领导或档案馆负责人批准。

第七章 档案编研

  第二十三条 档案馆要利用馆藏档案资源积极开展编研工作,结合学校工作需要编制各种档案资料,主动为学校各项工作服务。
  第二十四条 档案馆应采取多种形式,积极开展档案法律法规、校史教育、档案资源与服务宣传等工作,以增强师生员工档案法制观念和利用档案意识,发挥档案的文化传承、资政参考和教育作用。

第八章 考核与奖惩

  第二十五条 学校应建立档案工作检查、考核与评估制度。学校档案工作委员会参照《东北师范大学各部门档案工作考核评比标准》定期对各部门的档案工作组织考评,对工作业绩突出的单位和个人给予奖励。
  第二十六条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一者,要按照规定给予当事人以通报批评直至行政处分,构成犯罪的移交司法部门处理:
  一、损毁、丢失属于学校所有的档案;
  二、擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案;
  三、涂改、伪造档案;
  四、出卖或者转让档案;
  五、不按规定归档或者不按期移交档案造成严重后果;
  六、明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失;
  七、档案工作人员玩忽职守,造成档案丢失、损毁。

第九章 附 则

  第二十七条 本条例自发布之日起施行。东北师范大学2002年6月26日发布的《东北师范大学档案工作条例》【东师校发字(2002)18号】同时废止。
  第二十八条 本条例解释权在档案馆。

附件2.

东北师范大学新一届档案工作委员会组成人员名单

各学院(部)、各单位:
  根据《东北师范大学档案工作条例(2015年修订)》第五条、第六条之规定,经学校研究决定,成立东北师范大学新一届档案工作委员会。档案工作委员会实行席位制结构,具体如下。
  一、 档案工作委员会席位制结构
  主任由主管档案馆工作的校领导担任。
  其成员由各单位主管档案工作的处级领导组成。成员职务若发生变动,由接替相应职务人员自然递补。
  二、档案工作委员会成员名单
  主 任:王 延
  委 员(按姓氏笔画排列)如下:
  丁 川 王占仁 王 刚 王会民 王国巍 王树生 王战林 王振成
  元修成 田丽君 白 冰 边红枫 曲春波 朱春楠 刘秀峰 刘国军
  关继国 许国良 孙立伟 孙 阳 孙堂厚 李 平 李业鸿 李亚员
  李向龙 李阳光 李 苏 李科春 李 鹏 杨雨师 杨善玲 吴寿东
  谷兴杰 张忆群 张庆成 张 凯 张 欣 张轶辉 张 海 张常钟
  张 群 张鲲鹏 邵志豪 罗兴刚 金 昕 周殿学 郑升滨 孟宪生
  孟繁胜 孟 巍 赵权忠 赵树峰 赵晓东 段丽华 费聿珉 姚成顺
  秦兆明 夏辽源 盛 名 商应美 渊 伟 董长胜 蒋问津 蒋 蕾
  潘婉莹 薛利锋 缴润凯
  三、档案工作委员会下设办公室,由档案馆人员兼任
  主 任:田丽君(兼)
  副主任:彭 湃
  秘 书:葛美玲